Membuat Project Master Data

Pilih Menu Construction Management sesuai gambar di atas.

Pengisian Data Project

Form ini digunakan untuk membuat dan mengelola data project dalam sistem.

• Customer
  Isi nama customer yang terkait dengan project yang dikerjakan.
• Tags
  Digunakan untuk memberi label atau kategori project agar lebih mudah dikelompokkan.
• Last Update Progress (0%)
  Menampilkan persentase progres terakhir dari project.
• Project Manager
  Menentukan penanggung jawab utama yang mengelola project.
• Planned Date
  Menunjukkan jadwal rencana mulai dan selesai project.
• Allocated Hours
  Total waktu kerja yang dialokasikan untuk project.
• Warehouse
  Lokasi atau gudang yang digunakan untuk mendukung kebutuhan project.

Description

• Catatan tambahan terkait project.

Stack Holder

• Add stack holder terkait project tersebut.

Form ini digunakan untuk menginput informasi detail terkait proyek konstruksi dan lokasi pekerjaan.

Informasi Umum

• Types of Construction
  Pilih jenis konstruksi yang dikerjakan (misalnya: Residential, Commercial, atau Industrial).
• Email
  Masukkan alamat email perusahaan atau kontak yang dapat dihubungi.
• Phone
  Nomor telepon kantor atau perusahaan.
• Mobile
  Nomor handphone yang aktif.
• Address
  Alamat lengkap perusahaan atau pihak yang bertanggung jawab terhadap project.

Informasi Lokasi Project

• Project Address
  Alamat lokasi project yang sedang dikerjakan.
• Longitude & Latitude
  Koordinat lokasi projact untuk mempermudah penentuan posisi di peta.

Site Measurement (Pengukuran Lokasi)

• Site Title
  Nama lokasi project.
• Site Length
  Panjang area project (dalam meter).
• Site Width
  Lebar area project (dalam meter).
• Site Area
  Luas total area project (hasil perhitungan panjang × lebar).

Add Documents sesuai kebutuhan project.

Project Type

Menentukan jenis atau kategori proyek yang dikerjakan, Facade atau Civil, untuk memudahkan pengelompokan project.

Visibility

Mengatur siapa saja yang dapat melihat dan mengakses project:

• Invited Internal Users: Hanya pengguna internal yang diundang yang bisa mengakses.
• All Internal Users: Semua pengguna dalam perusahaan dapat melihat project.
• Invited Portal Users and All Internal Users: Pengguna internal dan pihak luar (client) yang diundang dapat mengakses project.

Portal Access

Memungkinkan pengguna eksternal (client) untuk melihat project atau tugas dengan menambahkan mereka sebagai followers.

Time Management

• Timesheets
  Mengaktifkan fitur pencatatan waktu kerja pada project.
• Log Time on Tasks
  Digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan pada setiap tugas dalam project.

Sales & Invoicing

• Billable
  Menandakan bahwa project atau pekerjaan dapat ditagihkan kepada pelanggan.
• Invoice your time and material to customers
  Memungkinkan sistem membuat tagihan berdasarkan waktu kerja dan material yang digunakan dalam project.

Konfirmasi & Approve Project

Untuk melakukan approve project klik button Confirm, dan untuk melakukan Approve project hanya bisa di lakukan oleh jabatan tertentu (As Manager Marketing).

Membuat Penawaran

Pilih Menu Sales sesuai gambar di atas.

Klik New, untuk membuat penawaran baru lalu isi form di atas : 

• Customer
  Isi nama customer yang sesuai.
• Nomor SPK
  Isi dengan nomor Surat Perintah Kerja.
• Expiration
  Tentukan batas waktu berlakunya penawaran.
• Pricelist
  Pilih daftar harga yang digunakan (misalnya IDR).
• Payment Terms
  Pilih metode atau jangka waktu pembayaran (contoh: 14 hari).
• Project
  Isi atau pilih nama project yang terkait.

Bagian Detail Produk (Order Lines)

• Product
  Pilih produk atau layanan yang akan dijual.
• Quantity
  Masukkan jumlah produk yang dipesan.
• Unit Price
  Harga satuan akan otomatis muncul atau bisa disesuaikan.
• Taxes
  Pilih pajak jika diperlukan.

Bagian Tambahan

• Optional Products
  Tambahkan produk tambahan sebagai penawaran opsional.
• Other Info
  Isi informasi tambahan jika diperlukan.

Setelah itu lakukan save.

Revisi Penawaran

Untuk melakukan revisi penawaran, pada Quotation/Penawaran yang sudah di buat klik Cancel. 

Lalu lakukan revisi/edit data sesuai yang di butuhkan.

Setelah selesai revisi/edit data, klik New Revision of Quotation.

Berikut hasil dari Quotation/Penawaran yang sudah di revisi/edit untuk nomor S000024-01 dan jika di lakukan revisi/edit kembali akan bertambah menjadi S00024-2 dan seterusnya.

Konfirmasi Penawaran

Untuk melakukan approve Quotation/Penawaran klik button Confirm, dan untuk melakukan Approve penawaran hanya bisa di lakukan oleh jabatan tertentu (As Manager Marketing).

Membuat RAB

Untuk membuat RAB, pada menu Construction Management buka menu project lalu pilih sub menu RAB.

Berikut form pembuatan RAB, isi form pada Budget Lines :

• Budgetary Position
  Pilih budgetary position terkait project.
• Analytic Account
  Pilih analytic account terkait project.
  
• Planned Amount
  Total anggaran yang direncanakan untuk project.

Setelah itu lakukan save.

Konfirmasi & Approve RAB

Untuk melakukan approve RAB klik button Confirm, dan untuk melakukan approve RAB hanya bisa di lakukan oleh jabatan tertentu (As Manager Marketing).